Tentunya kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah koordinator pengiriman dan penerimaan, bukan? Profesi ini merupakan tulang punggung yang vital dalam dunia logistik dan perdagangan internasional.

Setiap barang yang kamu impor atau ekspor,  melalui tangan seorang koordinator yang memastikan semuanya bergerak lancar. Mereka inilah yang mengurus semua dokumen, berkoordinasi dengan pihak bea cukai, dan memastikan barang sampai tepat waktu ke gudang atau ke pelanggan.

Tanpa peran mereka, rantai pasok global bisa kacau balau! Jadi, bagi kamu yang tertarik dengan dunia dinamis ini, mengawali karier di dalam negeri bisa menjadi batu loncatan yang tepat sebelum akhirnya menjelajahi berbagai lowongan kerja luar negeri yang membutuhkan keahlian serupa.

Apa itu Koordinator Pengiriman dan Penerimaan?

Secara sederhana, pekerjaan ini adalah ahli logistik yang mengatur keluar-masuknya barang di sebuah perusahaan, memastikan segala proses pengiriman dan penerimaan berjalan mulus dari gudang hingga ke tangan customer.

1. Definisi dan Ruang Lingkup Pekerjaan

Intinya, koordinator ini adalah “penjaga gawang” untuk semua barang yang masuk dan keluar. Tugasnya sangat beragam, mulai dari menerima pesanan, memilih dan mengemas produk, mengatur jadwal pengambilan barang oleh kurir, hingga menerima kiriman masuk, memeriksanya, dan mencocokkannya dengan dokumen pembelian.

Mereka juga yang aktif berkomunikasi dengan berbagai pihak, baik internal seperti divisi pembelian maupun eksternal seperti jasa kurir dan forwarder.

2. Peran dalam Rantai Pasok Perusahaan

Bayangkan rantai pasok (supply chain) sebagai aliran darah perusahaan. Koordinator Pengiriman dan Penerimaan ibarat jantung yang memompa dan mengatur aliran “darah” (barang) tersebut agar tetap lancar.

Tanpa mereka, barang mentah tidak sampai untuk diproduksi, dan barang jadi tidak terkirim ke pelanggan. Mereka memastikan tidak ada penyumbatan yang bisa mengakibatkan kerugian dan ketidakpuasan pelanggan.

3. Perbedaan antara Koordinator Domestik dan Internasional

Kalau koordinator domestik fokus pada pengiriman dalam satu negara, versi internasionalnya punya tantangan yang lebih kompleks. Perbedaannya terletak pada urusan beacukai, dokumen ekspor-impor yang lebih rumit (seperti commercial invoice, packing list, certificate of origin), hingga peraturan bea cukai dari berbagai negara. 

Koordinator internasional harus paham betul regulasi ini dan sering berurusan dengan freight forwarder atau customs broker.

4. Industri yang Membutuhkan Posisi Ini

Pada dasarnya, hampir semua industri yang bergerak di bidang fisik membutuhkan posisi kunci ini.

Mulai dari manufaktur, ritail/e-commerce, otomotif, hingga industri yang sangat bergantung pada impor bahan baku seperti makanan & minuman, farmasi, dan teknologi. Intinya, di mana ada barang yang perlu dikirim dan diterima, di situlah peran seorang koordinator dibutuhkan.

Tanggung Jawab Utama

Seorang Koordinator Pengiriman dan Penerimaan adalah pekerja multitaskng. Tugasnya bisa dibagi menjadi tiga pilar utama, yang berputar pada mengelola pergerakan barang agar tepat waktu dan dalam kondisi sempurna. Mari kita uraikan satu per satu.

1. Aktivitas Pengiriman

Ini adalah tugasmu yang paling terlihat. Kamu akan bertanggung jawab penuh atas proses mempersiapkan pesanan hingga benar-benar terkirim.

Mulai dari picking (mengambil barang dari rak gudang), packing (mengemasnya dengan aman agar tidak rusak di perjalanan), hingga shipping (memilih jasa kurir dan memastikan barangnya diambil).

Untuk pengiriman besar, kamu juga yang akan mengatur pengangkutnya dan menyiapkan semua dokumen pengiriman yang diperlukan, seperti packing list dan waybill.

2. Aktivitas Penerimaan

Setiap kiriman yang masuk ke gudang adalah tanggung jawabmu. Kamu akan menerima barang tersebut, lalu melakukan inspeksi visual untuk memastikan tidak ada kerusakan fisik atau jumlahnya tidak sesuai.

Langkah selanjutnya adalah memverifikasi dokumen pengiriman (seperti purchase order) untuk memastikan barang yang datang adalah barang yang benar-benar dipesan.

Setelah semua dicek, kamu akan menginformasikan ke departemen terkait (seperti purchasing atau gudang) bahwa barang sudah arrived dan siap untuk diproses lebih lanjut.

3. Aktivitas Import/Export

Di sini, kamu akan banyak berurusan dengan kompleksitas perdagangan lintas negara. Tugasmu termasuk mengoordinasikan proses bea cukai agar barang tidak tertahan, menyiapkan dokumen internasional yang rumit, dan menjadi penghubung utama dengan customs broker untuk memastikan semua regulasi terpenuhi.

Kamu juga akan aktif memantau tracking pengiriman dan menjadi troubleshooter andalan jika ada kendala, seperti barang delay atau masalah di kepabeanan.

Kualifikasi dan Skill yang Dibutuhkan

Tips sukses menjadi tulang punggung operasional logistik ini, perlu kombinasi spesifik antara kualifikasi dasar, keahlian teknis, dan soft skills yang perlu kamu miliki. Ini bukan sekadar tentang mengangkat kotak, tapi tentang mengelola informasi dan proses yang kompleks.

1. Kualifikasi Dasar

Hal mendasar yang dicari adalah pengalaman di bidang pengiriman atau logistik. Pengalaman ini memberimu pemahaman intuitif tentang alur kerja gudang dan cara kerja jasa pengiriman.

Selanjutnya, kemampuan komunikasi yang baik sangat penting karena kamu akan menjadi penghubung antara banyak pihak. Terakhir, skill organisasi dan manajemen waktu adalah kunci untuk mengatur banyak pesanan dan pengiriman secara bersamaan tanpa ada yang tertinggal.

2. Keahlian Teknis Koordinator Pengiriman dan Penerimaan

Di level yang lebih spesifik, keahlian teknis akan membuatmu sangat menonjol. Pengalaman dalam mengurus dokumentasi import/export (seperti commercial invoice, packing list) sangat dihargai, terutama di perusahaan yang bergerak secara global.

Penguasaan software seperti Microsoft Office (terutama Excel) adalah wajib, sementara kemahiran dalam QuickBooks (untuk administrasi) dan WorldShip (software pengiriman UPS) merupakan nilai tambah yang besar. Pengetahuan tentang prosedur bea cukai juga akan sangat membantumu.

3. Soft Skills

Di balik semua teknis, soft skills-lah yang seringkali menentukan keberhasilanmu. Kamu harus jago dalam problem solving untuk mengatasi kendala tak terduga seperti barang delay atau dokumen yang bermasalah.

Attention to detail (ketelitian) mutlak diperlukan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pesanan, label, atau dokumen. Kemampuan kerja tim dibutuhkan untuk berkolaborasi dengan departemen lain, dan adaptabilitas membuatmu tetap tenang menghadapi perubahan dan tekanan yang sering terjadi di dunia logistik.

Compensation dan Benefits

Selain tanggung jawab dan kualifikasi, tentu kita penasaran dengan apa yang didapatkan dari peran strategis ini. Perusahaan yang baik biasanya menawarkan paket kompensasi dan benefits yang menarik untuk mendukung kesejahteraan dan karier karyawannya.

1. Gaji: $40,000+ (setara Rp 600+ juta/tahun)

Posisi level Koordinator Pengiriman dan Penerimaan, terutama yang memiliki keahlian khusus di bidang internasional, tawaran gaji yang menggiurkan adalah hal yang wajar.

Dengan kisaran mulai dari $40,000 per tahun, paket ini menunjukkan apresiasi terhadap pengalaman dan keahlian teknis yang kamu bawa. Angka ini bisa terus meningkat seiring dengan bertambahnya pengalaman dan tanggung jawabmu.

2. Asuransi Kesehatan dan Mata

Kesehatan adalah investasi berharga. Perusahaan biasanya menyediakan asuransi kesehatan komprehensif yang melindungi kamu dari biaya medis yang tak terduga.

Tak hanya itu, asuransi mata juga sering disertakan, yang bisa mencover pemeriksaan mata rutin hingga kacamata. Benefit ini menunjukkan kepedulian perusahaan terhadap kesejahteraan jangka panjangmu.

3. Program Pensiun

Perusahaan ini tidak hanya memikirkan kesejahteraanmu hari ini, tetapi juga masa depanmu. Adanya program pensiun atau rencana 401(k) (di AS) membantumu untuk berinvestasi dan menabung secara konsisten untuk hari tua.

Perusahaan sering kali akan menambahkan kontribusi matching tertentu, yang pada dasarnya seperti dapat uang tambahan gratis untuk masa depanmu.

4. Cuti Berbayar dan Jadwal Fleksibel

Menjaga keseimbangan antara kerja dan hidup pribadi itu penting. Kamu akan mendapatkan cuti berbayar (paid time off) yang bisa digunakan untuk istirahat, liburan, atau sekadar me-time.

Ditambah lagi, adanya jadwal kerja yang fleksibel memberimu ruang untuk mengatur waktu kerjamu dengan lebih baik, mengurangi stres, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Siap Jadi Tulang Punggung Logistik Internasional?

Jadi, peran sebagai Koordinator Pengiriman dan Penerimaan ini bukan sekadar mengurus paket, tetapi menjadi kunci lancarnya rantai pasok global. Kamu akan dilatih untuk menguasai logistik domestik hingga internasional, lengkap dengan benefit yang kompetitif untuk mendukung kariermu.

Pengalaman yang kamu dapatkan di posisi ini bisa menjadi batu loncatan berharga menuju peluang karier yang lebih luas, termasuk berbagai lowongan kerja luar negeri yang membutuhkan keahlian logistik dan supply chain.